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時間管理はtogglで!効率アップ〜原価計算まで PART1

投稿日:2013年1月8日 更新日:

あなたは仕事における時間管理を何でしているでしょうか?
手帳、PC、スマホ?または、それらを組み合わせてというような返答が多そうです。

今回ご紹介したいWEBサービスは、「時間管理」であることは間違いないのですが、いわゆるスケジュール管理のことではありません。完全否定ではないのですが、一般的な方が言うスケジュール管理とは、どちらかというと「計画」に比重を置いてます。

建てたスケジュールに対しての「結果」について語ることが少ないように思えます。企業活動をしていれば、「結果」は「数字」になって返ってくるので見逃されがちですが、本来は同じ時間軸で分析していかなければならないものだと思います。

さて「toggl」というサービスをご存知でしょうか?

Toggl Time tracking that works

「toggl」は「トグル」と読むようです。
何ができるかというと、「仕事」「作業」に

どれだけ時間がかかったかを記録してくれる

サービスです。

スケジュールを立てる時には当然うまく回るように考えて計画しているはずです。
でも、計画通りいくことの方が少なくありません??
しかし、どうして計画が途中で崩れてくるのか振り返ったことがあるでしょうか?

togglは「やったこと」を記録していってくれるので、どの辺りでスケジュールが狂ってきたのかを残すことができます。また、「イケる!」と思ってたてたスケジュールがいかに甘い計算のもとでやっていたかをいうのを可視化してくれます。

営業という職種であれば、思ったよりも「移動」に時間を取られている。スケジュールが狂う理由も「移動」だったというように原因を見つけることができます。
クリエイティブな職種であれば、いつも作業時間を多めにとっていたけど、実は考える時間さえ短くできれば技術はあるので作業は速かった・・・など。

私の場合の時間管理は、

  • 基本的なスケジュール→Googleカレンダー+スマホ+手帳
  • タスク管理→Googleカレンダー+Evernote
  • 時間の記録→toggl

というふうに分けてます。

そなに細かく分けたら逆に管理するのが大変じゃないかと思われますが、きちんと理由があります。

基本的なスケジュール

本当は手帳をいうアナログツールはもう使いたくないと思うこともしばしばあるのですが、どうしてもお客様との商談や、協力会社との打合せなどでは、PCやタブレット、スマホを出してメモを取ってる場所がなかったり、余裕がなかったりします。殴り書きでも「紙」が一番信頼できるので、未だに手放すことができません。田舎の方だとお客様の前でPCにメモとってたりすると「何をスカしてんだ!!」なんて場合もありますしね。

ですので、手帳で割と3ヶ月単位で俯瞰したスケジュールを立てていくのと、メモや時々のスケジュール変更を行い、それをGoogleカレンダーに投げ込んでいきます。

タスク管理

次に優先順位の高いものをGoogleカレンダーのToDoリストに入れます。優先順位が高いというのは、締切だったりお金の支払いだったり、契約だったりのことです。

Evernoteでもタスク管理ができるのはご存知でしょうか?
お客様ごとのノートに細かいプロジェクトのノートがあり、その中に仕事のToDoを入れ込むという形をとっておきます。ここまでくると、「あとはやるだけ!」という状態になります。

時間の記録

建てた計画に対して結果を残していこうと考えた時、最初はGoogleカレンダーのスケジュールの脇に別の色で結果を残していました。ただ、これだと凄く見づらくなる上に振り返りが出来ない感じでした。そんな時に出会ったのが「toggl」です。

Googleのアカウントでログインできるので、ブラウザを起ちあげていれば、スグに開始できますし、外に居る場合はiPhoneアプリで管理しています。

次回は使い方を解説したいと思います。

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