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時間管理はtogglで!効率アップ〜原価計算まで PART4

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toggl分析編

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実際タイムトラッキングしてみたでしょうか?
分析編と言うと大げさですが、大事なのはPART1で書きましたが、振り返りです。

計画に対して結果がどうだったか?
そこから導かれるのは何か?

キーは「計画」と「結果」のズレです。
そして何故ズレたのか?という原因。

これがタイムトラッキングすることで可視化できるため、計画が杜撰だったのか、それとも技術や作業スピードが追いついていないのか、はたまた別の理由だったのかというを考えていくことです。

まずパターンとしては、
1.計画に対して結果が速かった(時間に余りが出た)
2.計画に対して結果がほぼ同じだった
3.計画に対して結果が遅かった(余計な時間が掛かっている)
の3つになります。

おそらく初めてタイムトラッキングした場合は、2のパターンになることはほとんどないような気がします。もし、そうであれば、時間の管理が非常に上手いということですので、継続して同じ結果を出せるようにしましょう!

また1のパターンになるケースも少ないことが予想されます。もし1のパターンになるということであれば、まだまだ余裕があるということです。もしくはタイムトラッキングするという意識のもと集中力が一時的に増したのかもしれません。余裕があるのであれば、スキルアップのために他の勉強をするとか、仕事を先取りして提案書を作ってみるなどの時間にあてましょう。

さて、ほとんどのケースはパターン3にあてはまるのではないでしょうか?そして、意外にも遅くなる原因は計画が悪いわけでも、技術が未熟、作業スピードが遅いというわけではない別の理由があったのではありませんか?私も含めて他の会社の方にもやってもらった結果、「コミュニケーション」に割く時間が計画からズレたり、遅くなったりする原因として1位になりました。

仕事は基本一人でするものではありません。
個人で仕事をしていても、対価を頂くということで考えると必ずお客様は存在します。そして会社組織であれば仲間もいますし、協力会社も存在します。そして上司と部下、同僚など必ずコミュニケーションをとる場面があるはずです。個人の場合はお客様ですね。ネットで販売してお客様の顔が直接見えなくても、モニターの先にはお客様がいます。

つまりコミュニケーションがどこかで発生し、それが計画がズレる原因になりがちということです。

では、解決法はどこにあるでしょうか?
仕事の内容、規模などなど、置かれている状況により違いますので、一概には言えませんが、

  • コミュニケーションが発生することを前提とした計画
  • コミュニケーション能力を鍛える

という2点を強化することで、ある程度まで時間の正確性を上げられと思います。

私の場合時間の可視化によって導き出された答えは上記2点となりましたが、もっと意外な答えが見つかったという場合は是非参考にしたいですね!

次回はいよいよ本題の「効率アップ〜原価計算」になります。

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